Strefa wiedzy

Co łączy teorię złożoności i współczesnego menedżera?

Ostatnie dekady to czas wielkiego przełomu. Na naszych oczach narodziła się i rozwinęła teoria złożoności, która znalazła zastosowanie w wielu dziedzinach, m.in. matematyce, biologii, ekonomii i socjologii. Stephen Hawking nazwał cały XXI w. wiekiem złożoności. Co wspólnego mają te przełomowe odkrycia z zarządzaniem i jak istnienie teorii złożoności przekłada się na codzienność współczesnego menedżera?

Dzisiejsze organizacje są w większości społecznymi złożonościami, którymi zarządzanie powinno skupiać się nie na zyskach, a przede wszystkim na ludziach oraz relacjach między nimi. Patrzenie na rozwój biznesu w takich kategoriach wymaga od pracowników ciągłej współpracy, zaufania, wzajemnego motywowania i wzrastania. Wprowadza myślenie o organizacji jako o żywym systemie, a nie maszynie, i sprawia, że zarządzanie potrzebuje nowego spojrzenia.

W odpowiedzi na wymienione wyzwania pojawia się model Zarządzania 3.0, a wraz za nim kierowanie zespołami z wykorzystaniem metodyk Agile.

Co to jest Agile?

Kiedy ludzie zaczynają zgłębiać zagadnienie Agile spodziewają się opisu konkretnych narzędzi i technik. Często bywają zaskoczeni, że Agile to znacznie więcej niż tylko zbiór praktyk. To sposób myślenia o zarządzaniu złożonymi przedsięwzięciami, od konkretnych projektów po całe organizacje. To praktyczny przejaw zdrowego rozsądku w dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie. Agile - ponad procedury i umiejętności reagowania na zmiany - stawia przede wszystkim na ludzi, relacje z klientem, rezultaty. Pojęcie Agile pochodzi od grupy zwinnych metod wytwarzania oprogramowania, jak np. Scrum czy Lean, których wspólnym mianownikiem są wartości oraz zasady określone w tzw. Manifeście Agile (agilemanifesto.org).

Czym jest Manifest Agile?

Dokument został opracowany w 2001 r., w ośrodku wypoczynkowym Snowbird w USA, przez grupę zwolenników nowego podejścia do wytwarzania oprogramowania, które jest alternatywą dla tradycyjnego spojrzenia. Manifest opisuje cztery podstawowe wartości i zasady Agile:

  1. Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia.
  2. Działające oprogramowanie ważniejsze od szczegółowej dokumentacji.
  3. Współpraca z klientem istotniejsza od negocjacji umów.
  4. Reagowanie na zmiany ponad trzymanie się założonego planu.

Co jest w Manifeście uniwersalnego dla menedżerów, kierowników i Liderów Zespołów? Gdzie warto szukać inspiracji?

Inspiracja #1 - Ludzie i interakcje między nimi ważniejsi od procedur i procesów.

Podejście stanowiące o tym, że ludzie są niepowtarzalni, a ich największa wartość leży w interakcjach i współpracy między nimi. Wg założeń zwinnego zarządzania nikt nie narzuca zespołom sposobu wykonania pracy. Przyjmując, że pracownicy mają odpowiednie kompetencje do wykonania zadania, ufa się, że wezmą odpowiedzialność za rezultaty i wykonają ją jak najlepiej. Praktycy Agile wzywają do tworzenia i utrzymywania ważnych więzi z pracownikami podkreślając, że jest to fundament innowacyjności i efektywności wielu odnoszących sukcesy organizacji. Jeśli chcesz, żeby ludzie lubili ze sobą pracować, organizuj nieformalne spotkania, stwarzaj okazję wspólnego chodzenia na kawę, jedzenia lunchów i wspólnych rozmów. Koncepcja samozarządzających zespołów jest dość odważna i z pewnością wymaga odpowiedniego środowiska oraz zespołu wykwalifikowanych specjalistów. To, co jednak wydaje się najważniejsze, to wzajemne zaufanie i rzeczywistość w której szef ufa pracownikom, a oni jemu.

Dlaczego warto? Takie podejście, jak żadne inne, odpowiada na najczęściej deklarowaną dziś przez pracowników potrzebę autonomii i samorealizacji, wzmacnia wewnętrzną motywację pracowników do pracy, co z dużym prawdopodobieństwem przełoży się na zaangażowanie i efektywność.

Inspiracja #2 - Współpraca z klientem istotniejsza od negocjacji umów.

Agile zakłada pracę zespołu projektowego z klientem ramię w ramię, co nie tylko rozwija partnerskie relacje z klientami, ale też buduje w jego oczach profesjonalizm zespołu. Wspólna praca w trakcie realizacji projektu umożliwia transparentność (wszystko jest jawne) oraz prowokuje tak bardzo cenioną wymianę informacji zwrotnej. Stwarza szansę, aby wspólnie z klientem ustalać pożądane efekty, rezultat prac i redefiniować założenia na bieżąco, jeśli zajdzie taka potrzeba. Testowanie i wprowadzanie poprawek może oszczędzić sporo czasu i pozwoli uniknąć błędów, co finalnie będzie miało wpływ na zadowolenie klienta i satysfakcję pracowników. Partnerskie relacje i zaufanie doceni większość klientów. Po raz kolejny bliskość i otwartość w relacjach jest wartością nadrzędną.

Inspiracja #3 - Reagowanie na zmiany ponad trzymanie się założonego planu.

To przede wszystkim elastyczność i umiejętność dostosowywania wiedzy w trakcie realizacji projektu, czy zamówienia dla klienta.  Ale nie tylko - organizacja jest postrzegana przez praktyków Agile jako żywy system i organizm, zatem wymaga ciągłych zmian i ulepszeń. Przyczynianie się do wzrostu pojedynczych ludzi, zespołów, a w rezultacie organizacji, to coś więcej niż budowanie, bo  - jak mówi J. Appelo , autor książki Zarządzanie 3.0 - budować można drogi, a aglomeracje się rozwija.

Praktyczną wskazówkę, jak odpowiedzieć na to zagadnienie, daje Scrum mający zastosowanie w realizacji projektów w oparciu o metodyki zwinne Agile.

Co znaczy Scrum?

Scrum definiuje ogólne reguły postępowania, które umożliwiają ciągłe doskonalenie produktu, środowiska i zespołów. Scrum był używany do rozwijania oprogramowania, sprzętu, sieci zintegrowanych usług i pojazdów. Znalazł swoje zastosowanie w szkolnictwie, administracji publicznej, marketingu, zarządzaniu operacjami w organizacjach – praktycznie w każdej sferze codziennego życia. Obecnie wykorzystywany jest w rozwoju produktów, usług i w zarządzaniu organizacjami. Opiera się na 3 filarach - przejrzystości, inspekcji i adaptacji, przy czym:

  1. Przejrzystość to m.in. posługiwanie się z klientem oraz zespołem tym samym językiem, co ma spowodować, że zarówno realizujący, jak i odbiorcy pracy mają wspólnie zdefiniowany rezultat i tak samo rozumieją efekt końcowy.
  2. Inspekcja – sprawdza postępy w realizacji celu.
  3. Adaptacja – to antycypacja nieprzewidywanych zdarzeń i wdrażanie poprawek na bieżąco.

Co w praktyce oznacza Scrum i jak go wykorzystać w pracy menedżera?

  • Wspólne wartości. Członkowie Zespołu Scrum'owego wzajemnie respektują swoje prawo do bycia niezależnymi, kompetentnymi ludźmi. Pracują w oparciu o 5 wspólnych wartości: zaangażowanie, odwaga, skupienie, otwartość i poszanowanie.

  • Określony czas na realizację zadania. Sercem Scrum'a jest Sprint — ograniczony czasowo od tygodnia do miesiąca czas, podczas którego wytwarzany produkt/usługa jest "ukończona”, gotowa do użycia i potencjalnego wydania. Jest to zasada pozwalająca na zastanowienie się, co jest do zrobienia i rzetelne rozplanowanie prac zespołu w czasie potrzebnym na rzeczywistą realizację zadania, przyczyniając się do wzrostu efektywności.

  • Planowanie pracy. Planowanie Sprintu jest ograniczone czasowo. Jeżeli prace nad realizacją zadania mają potrwać miesiąc, planowanie wynosi maksymalnie 8 godzin, jeśli czas realizacji jest krótszy, czas przeznaczony na planowanie zmniejsza się proporcjonalnie. Podczas planowania określane są: cele Sprintu i sposoby pracy/wykonania/realizacji.

  • Organizacja spotkań i pracy w trakcie realizacji zadania. Daily Scrum – codzienne, maksymalnie 15 minutowe spotkania, których celem jest zaplanowanie kolejnych 24 godzin. Bardzo praktyczne również w przypadku zespołów rozproszonych - mogą odbywać się zdalnie. Częste, krótkie spotkania poprawiają komunikację, eliminują inne niepotrzebne spotkania, identyfikują i usuwają przeszkody, sprzyjają szybkiemu podejmowaniu decyzji i podnoszą poziom wiedzy Zespołu. Dla zwiększenia efektywności pracownicy spotykający się w biurze uczestniczą w spotkaniu na stojąco. Pytania, które warto zadać podczas codziennej porannej odprawy:

    • Co zrobiłem wczoraj, co pomogło mi lub Zespołowi przybliżyć się do osiągnięcia celu?

    • Co zrobię dzisiaj, co pomoże Zespołowi przybliżyć się do osiągnięcia celu?

    • Czy widzę jakiekolwiek przeszkody mogące uniemożliwić mi lub Zespołowi Deweloperskiemu osiągnięcie celu?

  • Przegląd i podsumowanie prac. Retrospektywa Sprintu – spotkanie zespołu na koniec Sprintu, czyli czasu przeznaczonego na wykonanie zadania. Celem retrospektywy jest zidentyfikowanie, co się działo, jak przebiegały prace, co wspierało, a co przeszkadzało i najważniejsze - ustalenie dalszych planów. To także powrót do ponownego omówienia, czym jest ukończone zadanie. Czas spotkania nie powinien przekraczać 3 godzin. Dla menedżera i jego zespołu to dobrze skonsumowany czas na podsumowanie i zebranie wniosków na przyszłość, co dodatkowo scala zespół, buduje współpracę, pozwala ludziom zobaczyć sens ich pracy, rozwija wiedzę i doświadczenie.

Czy dzisiejszy świat potrzebuje zwinnych menedżerów?

W tym miejscu przychodzi mi na myśl fragment książki „Po drugiej stronie lustra” Lewisa Carrolla, w którym to Czerwona Królowa daje radę Alicji: aby pozostać w tym samym miejscu, trzeba biec ile sił. Myślę, że obecne czasy skłaniają do tego, abyśmy wciąż byli w ruchu, a ciągły bieg może wymagać od nas dobrej kondycji i zwinności, w czym mogą wesprzeć nas niektóre praktyki Agile. Wszystko to jednak wymaga bardzo dobrej organizacji pracy własnej (umiejętności zarządzania sobą w czasie) i motywacji do samodyscypliny po stronie każdego zaangażowanego.

Kolejnym ważnym czynnikiem warunkującym pomyślne funkcjonowanie w systemie agilowym są wysoko rozwinięte zdolności interpersonalne. Rozwój kompetencji miękkich, zarówno u pracowników, jak i menedżerów, takich jak umiejętność skutecznej komunikacji, słuchania, dawania sobie informacji zwrotnych i współpracy w zespole, będą znacznie bardziej przydatne niż czytanie instrukcji Scrum.

Czy zwinne metody Agile mają szansę znaleźć zastosowanie w Twojej codziennej pracy? Zanim odpowiesz, zadaj sobie jeszcze jedno, najważniejsze pytanie - czy zmieniasz się równie szybko, jak świat wokół Ciebie?

Źródła:
Management 3.0 – J.Appelo
The Scrum Guide – scrum.org
Future of Management - G.Hamel



Pozostałe wpisy:

do
góry

Informujemy, że na naszej stronie www stosuje pliki cookies (tzw. ciasteczka). Kliknij Zgadzam się, aby ta informacja nie pojawiała się więcej.Kliknij Polityka prywatności, aby dowiedzieć się więcej, w tym jak zarządzać plikami cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej.

Zgadzam się