Doświadczenie, które zmienia

Strefa wiedzy

Digitalizacja i człowiek – nowy proces zmiany w organizacji
Tweet about this on Twitter Share on LinkedIn Share on Facebook

Szybkie zmiany i rozwój jaki następuje w otoczeniu rynkowym firm (zmiany społeczne, ekonomiczne, cyfrowe) eksperci opisują mianem czwartej rewolucji przemysłowej lub tzw. „Wielką Zmianą” (z ang. Big Shift)*. Organizacje muszą nauczyć się dopasowywać do tych zmian i wykorzystywać pojawiające się trendy. Jednym z kluczowych obszarów, gdzie obserwujemy dynamiczny postęp jest rozwój technologii i cyfryzacji. Pojawia się trend digitalizacji, o którym również i my jako konsultanci i trenerzy House of Skills coraz częściej słyszymy rozmawiając z naszymi klientami. Digitalowe formy pracy i rozwoju, digitalizacja jako kierunek strategiczny, digital jako nowy obszar działania. Ale czym w ogóle jest digitalizacja?

Digitalizacja jest „o ludziach”

Szukając definicji słowa „digitalizacja” znajdziemy odniesienia do ucyfrowienia, czyli zapisania materiałów w pamięci komputera w formie danych cyfrowych. Dziś jednak digitalizacja oznacza już coś więcej. To transformacja biznesowa, gdzie mówimy już o nowym sposobie działania i nowej przestrzeni, w których to technologia służy ludziom do tego by odkrywać, współtworzyć i współdzielić usługi, czy procesy. Digitalizacja wpływa więc nie tylko na sposób działania, ale pozwala docierać do nowych interesariuszy i tworzy nową wirtualną przestrzeń, nowe możliwości komunikacji i działania. Wraz z digitalizacją często pojawiają się takie pojęcia jak: serwityzacja, współtworzenie (ko-kreacja), integracja, zespołowość, design thinking, agile. Już nie produkt, a usługa jest w centrum uwagi. Istotne jest by rozumieć, że cały trend digital bazuje na ludziach i ma im służyć. Ludzie przed technologią. Nie odwrotnie. Zrozumienie potrzeb użytkowników (zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji – choć granica ta staje się coraz bardziej płynna), zapraszanie ich do współtworzenia, testowanie i wreszcie wprowadzanie rozwiązań pożądanych i przyjaznych dla użytkowników. Digitalizacja jest więc o ludziach, ich sposobach myślenia i zachowaniach.

Digitalizacja a zmiana

Te nowe sposoby działania, czyli transformacja biznesowa, to zwykle dla organizacji duża zmiana. Zmiana, która dotyka zarówno hardware, jak i software. Nowe systemy, technologie, czy procesy i różne reakcje pracowników. Wprowadzenie digitalizacji w firmie to proces zmiany, który może powodować różne reakcje, włącznie z oporem, frustracją, próbami sabotażu, ale i chęcią próbowania czy ekscytacją nowym. Powinniśmy być przygotowani na wszystkie zachowania z etapów klasycznej psychologicznej krzywej zmiany**.

Wiedząc, że digitalizacja jest „o ludziach” (zarówno w treści, jak i w formie), a jej wprowadzenie w organizacji będzie wiązać się ze zmianą, można efektywnie przygotować się na jej wdrożenie, minimalizując ryzyka związane z aspektem ludzkim – kluczowym dla powodzenia wszelkich zmian.

Współtworzenie jako sposób na wprowadzenie zmiany

Zaczynając wdrożenie warto wspomnieć słowa klasyka Johna Kottera, który jako pierwszy krok w swoim modelu 8 kroków wprowadzania zmian w organizacji podaje „uświadomienie pilności wprowadzania zmian”. Ludzie, pracownicy muszą czuć potrzebę zmian. Digitalizacja powinna być więc odpowiedzią na ich potrzeby, czy problemy, jak i/lub potrzeby klientów. Albo też kreować te potrzeby. Dobra komunikacja w zakresie wzbudzania pilności zmian (pokazywanie zmiany jako czegoś koniecznego, usprawnienia, czy też innowacji) oraz angażowanie pracowników w diagnozowanie problemów, czy mapowanie potrzeb może okazać się niezwykle istotnym krokiem na samym początku procesu.

Design Thinking, Lean, Agile to metodyki pracy wspierające wdrożenie digitalizacji w organizacji. Ciekawym jest, że są to również sposoby pracy, które bazują na idei włączania i angażowania pracowników / użytkowników oraz na pracy w zespołach. Taki sposób pracy pomaga również w radzeniu sobie z oporem wobec zmiany, dając możliwość lepszego zrozumienia, możliwości pracy w grupie, czy budując poczucie wpływu i zaangażowanie w działania od samego początku. Takie działanie może np. pomóc zmienić postrzeganie nowych technologii – z tradycyjnego, gdzie technologie i nowe programy są przypisywane zwykle obszarowi działania IT, w kierunku procesowości, czyli współtworzenia i chęci uczestniczenia w procesie (z myślenia „to nie działa, więc Dział IT musi wdrożyć nowy/zmienić program …”, na myślenie w kierunku „zastanówmy się wspólnie z działem IT czego potrzebujemy, zobaczmy jakie są opcje, zaprojektujmy i przetestujmy…”).

Dodatkowo, ludzie włączeni w proces mogą stawać się agentami zmiany w organizacji, komunikując jej idee szerzej wśród współpracowników i „przekonując nieprzekonanych” (zdążając do tzw. tipping point***.

Komunikacja działań – transparentna, szybka i konkretna to kolejny ważny element w takim procesie zmian. To, co wydaje się szczególnie ważne w kontekście komunikacji to pokazywanie konkretnych efektów podejmowanych działań, czy korzyści, a nie tylko pozostawanie na poziomie ogólnych haseł. Informowanie i wyjaśnianie w kontekście nowych pojęć, czy sposobów działania pomoże wyrównać poziom zaznajomienia, a także reagować na wątpliwości.

Odpowiedzią na fazę eksperymentowania z procesu przechodzenia przez zmianę mogą być szeroko pojęte agile’owe metody pracy, gdzie koncentrujemy się na „pilotażowym” wdrażaniu rozwiązaniu – projektowaniu, testowaniu i zbieraniu feedbacku od użytkowników, a następnie wprowadzaniu niezbędnych zmian i ponownym testowaniu. Czyli współtworzenie w procesie projektowania usług i procesów, jak również wdrażania w organizacji. Dalej, by wzmacniać zaangażowanie, warto odnotowywać i świętować małe sukcesy, a także dzielić się dobrymi praktykami (tu sprawdza się rola tzw. super userów, którzy mogą stanowić wsparcie dla innych, czy też agentów zmiany, czy dedykowanych zespołów odpowiedzialnych za wdrożenie).

  1. Zaprzeczanie – informowanie oraz wzbudzenie poczucia pilności zmian (informacje o trendach, potrzebach, korzyściach dla różnych grup interesariuszy (wew. i zew.), zrozumienie tzw. bólów i potrzeb interesariuszy – tzw. eksplorowanie problemów, identyfikowanie wyzwań)
  2. Opór – komunikacja oraz włączanie pracowników w działania (mapowanie potrzeb, projektowanie rozwiązań, naszych odpowiedzi na wyzwania, współtworzenie w zespołach)
  3. Eksperymentowanie – wdrażanie pierwszych rozwiązań – testowanie, zbieranie feedbacków, wyciąganie wniosków, wprowadzenie usprawnień, komunikacja
  4. Zaangażowanie – korzystanie z rozwiązań, komunikacja, świętowanie pierwszych/małych sukcesów, gratyfikacje, dzielenie się dobrymi praktykami, lessons learned

90 / 10 – właściwy punkt koncentracji

„Digital to 10% technologii i 90% czynnika ludzkiego. Organizacje niestety odwracają ten model na 90% technologii i 10% człowieka” – mówi Lucia Adams, Google startup mentor. Jeśli to ludzie są podstawą digitalizacji, to jej wprowadzanie w organizacji powinno koncentrować się właśnie na nich – ich potrzebach, sposobach myślenia i zachowaniach, a także reakcjach na zmianę. To, jak na nie odpowiemy w procesie digitalizacji, która jest niewątpliwie również procesem zmiany, będzie mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu organizacji. Nie jest bowiem sztuką zakupić nowe technologie, które nie będą używane, ale przekonać ludzi do nich – pokazując sens, angażując i współtworząc nowe sposoby funkcjonowania w organizacji.

* Raport Deloitte „Trendy HR 2017. Zmiana zasad w erze cyfryzacji”

** Więcej o fazach zmiany można zobaczyć na: https://www.houseofskills.pl/strefawiedzy/video/elem/35

*** Więcej o koncepcji The Tipping Point w książce Malcolm Gladwella „Punkt przełomowy. O małych przyczynach wielkich zmian”

 

do
góry

Informujemy, że na naszej stronie www stosuje pliki cookies (tzw. ciasteczka). Kliknij Zgadzam się, aby ta informacja nie pojawiała się więcej.Kliknij Polityka prywatności, aby dowiedzieć się więcej, w tym jak zarządzać plikami cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej.

Zgadzam się